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Understanding Conservancy Through the GSoC Lens


Thursday 11 September 2014 by Bradley M. Kühn  

[ A version of this post originally appeared  on the  Google Open Source Blog, and was cross-posted  on Conservancy's  blog. ]  
Software Freedom Conservancy, Inc. is a 501(c)(3) non-profit charity that  serves as a home to Open Source and Free Software projects. Such is easily  said, but in this post I'd like to discuss what that means in practice for an  Open Source and Free Software project and why such projects need a  non-profit home. In short, a non-profit home makes the lives of Free  Software developers easier, because they have less work to do outside of  their area of focus (i.e., software development and documentation).
As the summer of 2014 ends, Google Summer of Code (GSoC) coordnation work exemplifies the value a non-profit home brings its Free  Software projects. GSoC  is likely the largest philanthropic program in the Open Source and Free  Software community today. However, one of the most difficult things for  organizations that seek to take advantage of such programs is the  administrative overhead necessary to take full advantage of the program.  Google invests heavily in making it easy for organizations to participate  in the program — such as by handling the details of stipend payments  to students directly. However, to take full advantage of any philanthropic  program, the benefiting organization has some work to do. For its member  projects, Conservancy is the organization that gets that logistical work  done.
For example, Google kindly donates $500 to the mentoring organization for  every student it mentors. However, these funds need to go  “somewhere”. If the funds go to an individual, there are two  inherent problems. First, that individual is responsible for taxes on that  income. Second, funds that belong to an organization as a whole are now in  the bank account of a single project leader. Conservancy solves both those  problems: as a tax-exempt charity, the mentor payments are available for  organizational use under its tax exemption. Furthermore, Conservancy  maintains earmarked funds for each of its projects. Thus, Conservancy  keeps the mentor funds for the Free Software project, and the project  leaders can later vote to make use of the funds in a manner that helps the  project and Conservancy's charitable mission. Often, projects in  Conservancy use their mentor funds to send developers to important  conferences to speak about the project and recruit new developers and  users.
Meanwhile, Google also offers to pay travel expenses for two mentors from  each mentoring organization to attend the annual GSoC Mentor Summit (and,  this year, it's an even bigger Reunion conference!). Conservancy handles  this work on behalf of its member projects in two directions. First, for  developers who don't have a credit card or otherwise are unable to pay for  their own flight and receive reimbursement later, Conservancy staff book  the flights on Conservancy's credit card. For the other travelers,  Conservancy handles the reimbursement details. On the back end of all of  this, Conservancy handles all the overhead annoyances and issues in  requesting the POs from Google, invoicing for the funds, and tracking to  ensure payment is made. While the Google staff is incredibly responsive  and helpful on these issues, the Googlers need someone on the project's  side to take care of the details. That's what Conservancy does.
GSoC coordination is just one of the many things that Conservancy does  every day for its member projects. If there's anything other than software  development and documentation that you can imagine a project needs,  Conservancy does that job for its member projects. This includes not only  mundane items such as travel coordination, but also issues as complex as  trademark filings and defense, copyright licensing advice and enforcement,  governance coordination and mentoring, and fundraising for the projects.  Some of Conservancy's member projects have been so successful in  Conservancy that they've been able to fund developer salaries — often  part-time but occasionally full-time — for years on end to allow them  to focus on improving the project's software for the public benefit.
Finally, if your project seeks help with regard to handling its GSoC  funds and travel, or anything else mentioned  on Conservancy's list  of services to member projects, Conservancy is welcoming  new applications for  membership. Your project could  join Conservancy's more  than thirty other member projects and receive these wonderful services  to help your community grow and focus on its core mission of building  software for the public good.

Posted on Thursday 11 September 2014 at 18:20 by Bradley M. Kühn.  
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