分かりやすい提案書はアウトラインが美しい：誰にでも分かるSEのための文章術（3）（1/2 ページ）
﹁提案書﹂や﹁要件定義書﹂は書くのが難しい。読む人がITの専門家ではないからだ。専門用語を使わず、高度な内容を的確に伝えるにはどうすればいいか。﹁提案書﹂﹁要件定義書﹂の書き方を通じて、﹁誰にでも伝わる﹂文章術を伝授する。
» 2009年10月13日 00時00分 公開
[谷口功，＠IT]
分量がある文書を作成する際には、文書全体の「アウトライン（骨格、構成）」をきちんと作り上げてから内容を記述する必要があります。今回は、「読みやすく分かりやすい提案書」にするアウトラインの作成方法について紹介します。
提案書の書き方について知りたい方は、以下の記事も参考になります
・開発工程でSEが書く文書の基本
・さらば、翻訳調の文章！ 技術者向け校正ルール
読みやすい文書は「階層構造」をしている
読みやすい、分かりやすい文書は、全体が階層構造になっています。文書は、一般的に下記のような階層で構成されています。
●大見出し︵章︶
●中見出し︵節︶
●小見出し︵項︶
階層構造は、複雑で大量の情報を含んだ文書の内容を、分類・整理するために必要不可欠です。階層化した文書は、各トピックで記述される範囲が決まっているため、焦点を絞って読むことができます。このことは、読者の理解を大いに助けます。
階層構造の方法について、順を追ってみていきましょう。まず﹁大見出し﹂の層に分割します。その後に各﹁大見出し﹂を﹁中見出し﹂の層に、さらに必要であれば﹁中見出し﹂を﹁小見出し﹂に分割します。それぞれの層での分割の数は5から10程度にします。分割数が多すぎると、読み手が文書の全体像を把握できなくなる恐れがあるためです。
記述量による分割方法もあります。分かりやすい文書にするためには、1つの項目の記述量が1ページ内に収まるように分割するといいでしょう。
提案書を階層構造にする
提案書の﹁大見出し﹂には、次のような項目が考えられます。 ●システムの導入について︵説得するための材料や情報︶ ●導入システムの概要 ●開発プロジェクトの進め方 ●見積もり これらの﹁大見出し﹂の下にある﹁中見出し﹂の項目は、次のようなものが考えられます。さらに必要であれば、﹁小見出し﹂の層に分割します。1.システムの導入について
- システム導入の背景
- システム導入の必要性
- システム導入の目的
- 顧客の現状
- 現状の問題点
- システム導入の効果・成果・目標
- システム導入における課題
- 実現の方針・方策・方法
- 対象となる業務の範囲・領域
2.導入するシステムの概要
- 導入するシステムの構成
- システム導入後の業務フロー
- システムの品質条件、性能条件
- 開発するシステムの範囲
3.開発プロジェクトの進め方
- 開発プロジェクトの進め方
- 顧客に納入する成果物
- 開発体制
- 開発スケジュール
4.見積もり
- コスト見積もり
「読み手が求める」提案書の展開
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