研修中に爆睡して学んだ 1on1 で「待つ」ことの大事さ(How I learned the importance of patience in one-on-one MTGs from sleeping)


(English follows)


 Engineering Manager vol.2 Advent Calendar 20186

 Engineering Manager  masartz
1on1

1on1


ManagerManagerHR

 1on1



:
masartz:
:
masartz:ABC
:
masartz:



使

調

調









510

5
903060





1on1   1on1  
60MTG

1on1


1on1




1on1

























1on1

 



1on1


Engineering Manager

mercari.workable.com

MicroservicesPlatform

 fukuo33 

Introduction


This article is the 6th edition of Engineering Manager vol.2 Advent Calendar 2018.

Hi, I'm masartz and I am an Engineering Manager at Mercari. Today, Id to write about a great learning opportunity I had recently.

One-on-One Coaching Training


At Mercari, educating mid-level members like managers has become a high priority because our organization is growing so quickly. As part of these efforts, managers like myself are given opportunities to take training courses organized by the HR department.

The other day, I was scheduled to take part in a training session called One-on-One Coaching. From what I had heard before the session, a professional coach, who was an external contractor, would be teaching me all about coaching.

On the day itself, I entered the MTG room on time, we greeted each other, did quick self introductions and then moved to the main topic of the training.

Coach: So, what topics would you like to discuss with me? How can I help you? 
masartz: Of course I thought about it before coming, and I have a few things...
Coach: For example?
masartz: Well, there is the issue A, B, and C. And actually I have more as well, but... 
Coach: I see. Which of those do you want to discuss now? 
masartz: Umm...

I was in trouble at this point. I realized I couldnt really discuss any of these topics effectively with a stranger. The topics were things I was worried about and had been discussing with my colleagues to try to resolve. Even worse, they were not things I could get definitive answers about, and I shouldnt expect to.

I told him what I was thinking and he said that it was no problem. He suggested we we just talk casually for the rest of the session.

But this idea bothered me too because I was thinking that I had to make good use of this training. I couldnt just waste this opportunity with a professional coach. I had to come up with a good topic for us to discuss.

Honestly speaking, I was not feeling well that day. My physical condition was poor and I couldnt really think clearly.

By this point, the conversation had basically stopped since I had take so much time to think about what to do. So I finally told him the truth as politely as I could, that I wasnt feeling well and I couldnt think clearly. I felt terrible and apologized.

First he recommended that I stretch or grab a coffee or something to refresh. I knew none of those things would work and I still didnt know what to do. Finally, he asked an unexpected question.

Coach: If you could do anything right now, anything at all, what do you want to do?
Masartz: Actually, I really want to take a nap.
Coach: Got it. Thats what you should do then.

Of course I was really surprised. But he didnt miss a beat and started building a bed for me by pushing some chairs together. It was something I hadnt seen in a long time, not since when I first started working many years ago.

Despite some reluctance, I followed his instructions and got comfortable. He said he would wake me up later. I figured I could take a quick 10-minute nap and then we would restart the training session.

When he woke me up I saw there were only 5 minutes left in the session. I started to do the math: it was scheduled to be a 90-minute MTG, we had spent about 30 minutes introducing ourselves and trying to find a topic to discuss, so that means I had slept for almost an hour! I apologized again.

Coach: No problem at all. We can't get anything done by forcing it to happen.

He didnt look upset at all. He just looked really sincere about his message. All I could do was say sorry once again and then I thanked him for teaching me this lesson.

What I Learned


This was supposed to be communication training, but I didnt do any real communication since I was asleep most of the time. However, I think this strange situation was the greatest lesson I could learn about waiting for people until they are ready. How important it is to wait until the person Im meeting with is ready to discuss something, being patient until they are feeling well enough physically and mentally to talk.

This is completely opposite from the way I had been thinking about one-on-ones. I was always asking myself how can we use this time efficiently. How can I make it exciting? How can I make it useful?

Most people dont have the patience to wait until the right time. Thats why the coach allowing me to sleep was so surprising. He was ready to accept having a MTG with no real value to happen and not be bothered by it at all.

Before this training, if the roles had been reversed, and I was the external consultant, I would have definitely woken him up.

My One-on-One MTG Style


As I said, I have often questioned myself about how to have the perfect one-on-one meetings, and I have identified some key issues.


Issue: Spending too much time on topics from my agenda (announcements, reviewing old topics, etc.)

This is one of the most common problems. Its easy for managers, including me to forget that one-on-ones should be led by the team member, not themselves.



Issue: Not being able to ask the right questions

When I couldnt think of what questions to ask, I would just ask how they had been lately. I thought just having a casual chat was not a productive use of the time.



Issue: Not being able to figure out what topic to discuss

Usually, when asking the team member what topic they would like to talk about they would just say everything was OK. I felt this was not really an acceptable answer.




Im pretty sure Im not the only one who thought this way about one-on-one meetings. I knew it was a problem before, but my fixes always led to me talking more. I was stuck in a negative cycle. But following my session with the professional coach, my thinking about one-on-ones has changed completely.

The meetings are now totally dependent on the team member. Its completely their time and they can use it any way they like, up to and including sleeping if they want. I can accept it without hesitation.

Of course it would be great if they think of something they want to talk about when they wake up and are thinking more clearly, but thats not the point. When they dont have any specific topic to discuss (and dont need a nap), I now suggest working on our own tasks for a while in the meeting room together. And if something comes up in the course of their work, we can talk about it.

This change has come as a bit of a surprise to my team members, so I wanted to write this article to explain the background and reasons behind it. And I wanted to make sure everyone understood it clearly so I wrote it in both Japanese and English.

Conclusion


Its useful to expand your mind by considering the opposite way of thinking. This applies to to any situation, not only one-on-one meetings. This can be difficult because we cant think of the opposite point of view easily by ourselves. In this case I could learn a really unusual and helpful way of thinking from a professional coach who has a lot of experience in a specific area. And for that I feel very grateful and lucky.

At Mercari, we are making a lot of effort to hire a wide variety of Engineering Managers. We are even recruiting for my position) right now. If you think you can create more value than someone who just sleeps during meetings, please apply!

mercari.workable.com

This specific position has the important mission of creating the platform we need as we migrate from monolith architecture to Microservices.

fukuo33 will be writing more about this tomorrow topic. See you tomorrow!

*English edited by my amazing colleague JohnVS. Thank you very much!