ライフハックブログKo's Style

﹁すみません、まだ準備不足なのですが﹂とか﹁うまく言えないのですが﹂という言い訳をしてしまうことってありませんか？
 実はこれ、確実に逆効果です。無意識にこうした枕詞を習慣として使っているなら、今すぐやめるべきでしょう。

P.14
上司に報告するときや何かを提出するときはもちろん、プレゼンなどでも同様ですね。

﹁言い訳﹂は必要のない、ムダな情報です。

それを言うことでかえって印象が悪くなります。気をつけましょう。



2. まず聞かれたことを答える


﹁それで、◯◯さんにアポイントは取れたの？﹂という質問を受けたら、あなたはどう答えていますか？

 このとき﹁◯◯さん出張らしいんですよ﹂などと、理由や背景から返事をしてしまう人が多いのではないでしょうか。
P.18
この場合、まず﹁取れていません﹂と聞かれたことに直接答えてから、その理由や背景を説明すべきです。

あたりまえのことなのですが、意外とできていないことが多いものです。



3. 先に要点を伝える

会議などで発言する場合も、上記2と同様、まず一番大事なことを伝えましょう。

﹁私は反対です。なぜなら……﹂﹁◯◯について承認をもらいにきました。背景は……﹂といった具合です。
P.51
話が長かったり、要点がわからないと、相手がイライラしますよ。

﹁要するに何？！﹂と、上司をイライラさせないよう、まず要点・結論を言いましょう。

これはメールでも同様です。



4. 議事録は当日出す

慣れないうちはどうしても議事録作成に時間がかかってしまいます。

しかし時間をかければそれだけ、記憶があいまいになります。


本書には書かれていませんが、可能であれば﹃議事録ドリブン﹄がオススメです。


(一)会議をしながらパソコンで議事録を作成
(二)それをプロジェクタでリアルタイムで映し出し、全員で内容確認しながら会議を進める
(三)会議が終わったら議事録が完成している。あとはそれを送るだけ
という方法です。

あとで上司にチェックしてもらったりする必要もなく、時間短縮になります。



5. すぐやる

﹃バカでも年収1000万円 ﹄という本に﹁超速行動﹂という話があります。

スピードは、それだけで﹁強烈なメッセージ﹂になる
P.59
 
メールしたらすぐに連絡が返ってきた。

依頼したものがすぐできあがってきた。

そういうとき、驚きと共に感動がありますよね。


﹁すぐやる﹂だけで、相手に良い印象を与えられるということです。



6. メールの件名で中身がわかるよう工夫する


X　﹁◯◯会議について﹂
◯ ﹁資料請求‥◯◯会議﹂

もうおわかりですね。避けたいのは、﹁～について﹂といった件名です。これでは会議の議題連絡なのか、議事録送付なのか、資料請求なのか、会議がキャンセルになったのか、受信者はメールを開けるまでわかりません。
P.63
毎日たくさんのメールが届く人は、メールの件名でどれを優先して読むか判断します。

件名だけで中身がわかるよう工夫しましょう。

また、頭に︻緊急︼、︻要返信︼、︻業務外︼など入れておけば、受け取った相手は判断しやすいでしょう。



7. ﹁すみません﹂より﹁ありがとうございます﹂

﹁すみません﹂が口ぐせになっている人がいます。

謝るときの﹁すみません﹂は良いですが、そうでないときにも言ってしまいがちです。


以前も紹介しましたが、お礼の場合は﹁すみません﹂のかわりに﹁ありがとう﹂と言いましょう。

たとえば、ミスを先輩がフォローしてくれたときは﹁すみません﹂ではなく﹁ありがとうございます﹂です。

言われた方は、そのほうが気持ちが良いでしょう。


他にも、否定じゃないのに﹁いや、～﹂﹁逆に、～﹂というのがクセになっている人もいるようです。

ネガティブワードは、相手に不快感を与えているかもしれませんよ。



 まとめ


今回は新社会人向けにまとめましたので、ふつうの社会人にとってはあたり前のことばかりかもしれません。

っと言いつつも、意外とできていないこともありそうです。

たとえば私の場合、5の﹁すぐやる﹂は、できていないこともありそうです。気を付けねば。


実際の本﹃99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ ﹄には、基本的なことはもちろん、リーダーや上司の立場の人向けの内容も書かれています。

特に、以下の言葉が心に響きました。

﹃あいつ使えない﹄という表現は、﹃あの人は役に立たない﹄という意味ではなく﹃私にはあの人を使う能力がない﹄という意味だ。
P.156
どういう場面でも、他人のせいにせず、自分の問題として捉えたいですね。


第1章 報連相(ホウレンソウ)のコツ
 第2章 会議のコツ
 第3章 メールのコツ
 第4章 文書作成のコツ
 第5章 コミュニケーションのコツ
 第6章 時間のコツ
 第7章 チームワークのコツ
 第8章 目標達成のコツ

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