美しい日本語を使いたい、ワンランク上のビジネスメールの作法

Post on:2011年4月25日

マナー以前のビジネスメールの常識

メールの件名は具体的に内容が分かる具体的な件名にしましょう。﹁こんにちは﹂﹁お願い﹂﹁なるはやで﹂は、ダメ。返信メールの件名は変更しない同じ議題であれば件名は変更せずに、﹁Re: ﹂を付加して返信しましょう。議題を変更する際は、﹁was: ﹂を使用して元の件名を残します。メールの書き出しには挨拶をいれる簡単な挨拶は忘れないようにしましょう。例‥﹁お世話になっております。﹂﹁お疲れさまです。﹂など﹁結論→理由→詳細﹂の順でメールの内容は、要点を素早く伝えるために結論から記しましょう。一文一義長い文章は読みづらいので、一つの文に一つの内容で記しましょう。箇条書きの活用要点が二つ以上ある時は、箇条書きを使用すると分かりやすくなります。 [ad#ad-2]

ワンランク上のビジネスメールの作法

よく使用するフレーズも微妙な言い回しの違いで印象がだいぶ変わります。普通変更の件、了解しましたワンランク上変更の件、承知しましたメモ仲間内であれば﹁了解﹂でもよいが、目上の人などには﹁承知しました﹂が適切。普通お世話になっておりますワンランク上このたびは、お世話になりますメモ初めての相手に使用する場合。﹁初めてメールをお送りいたします﹂でも可。普通お忙しいところ恐縮ですがワンランク上ご多用のところ恐縮ですがメモ﹁お忙しい﹂﹁ご多忙﹂は悪印象。普通資料を受け取りましたワンランク上資料を拝見いたしましたメモ謙譲語を使用して、丁寧なニュアンスに。普通取り急ぎ、お礼までワンランク上まずは、お礼を申し上げますメモ﹁取り急ぎ﹂は﹁忙しいなか、とりあえず﹂というニュアンスになるので失礼。普通当日はちょっと都合がつきませんワンランク上当日はあいにく都合がつきませんメモ﹁ちょっと﹂は口語、﹁あいにく﹂などに置換。

シーン別のビジネスメールの作法

スケジュールの調整やり取りは一往復半を想定して、メールを書く。最初のメールで複数の候補日を提示するなど、効率の良いメールにする。催促要件を催促するのではなく、まずは送信したメールが届いているか確認をする。これだけでやんわりと催促することができる。断るまずは誘ってくれたことに感謝を伝え、最後に﹁また誘ってほしい﹂と次に繋がる言葉を添える。依頼こちらの都合をおしつけるのではなく、低姿勢に相手の事情を考慮して相談する形をとる。苦情感情的にならずに客観的に現状を説明し、希望する対応を伝える。同著者の本に、多数の事例とともに77のルールをとりあげたメールの指南書があります。