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プロジェクトの締め切りを必ず具体的な日付にする3つのメリット | シゴタノ！

私はプロジェクトの締め切りを決めるとき、◯月末や、◯月中旬といった言葉を使いません。先の話に思えても、必ず具体的な日付にします。なぜならそうすることで楽に仕事が進むからです。今日はその理由についてお話します。 1.取り組み意識が強くなる。 2.残日数を正確に把握できる。 3.スケジュールを立てるきっかけになる。 1.取り組み意識が強くなる。月末や中旬といった言葉は締め切りにぼんやりとした印象を与えます。締め切りをぼんやりとしか認識できないプロジェクトは、先送りされやすく、結果として締め切りの直前で慌てることになるのです。逆にきちんと日付で書き出した場合には、締め切りが明確になることでプロジェクトへの取り組み意識が強くなります。私はプロジェクトの一覧表に、﹁〆締め切り日－プロジェクト名﹂と記入して管理しているため、きちんと日付が書かれていることで特にそのプロジェクトへの締め切り意識

blueribbon 2016/03/27

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はくり紙をはがす手間がいらないことがこれほど楽とは「コクヨ両面テープラクハリ」 | シゴタノ！

私は、ポスターやら写真やらを大量に部屋に貼っているのですが、両面テープを使うときに、毎回めんどくさいと思っていました。あの、はくり紙をはがすのが。そして、なぜ、今までこの製品に気付かなかったのでしょう。はくり紙をはがさなくてもいい両面テープがあったのですね。コクヨの﹁両面テープラクハリ﹂です。ホームセンターで見かけたのですが、最初は、普通のテープノリかと思いました。でも、よく見てみると、﹁両面テープ﹂と書いてあります。そして、﹁はくり紙をはがす手間なし﹂とあります。毎回、はくり紙をはがすのに苦労していたのですよ、私。なにせ、常に深爪なので、宅配便のラベルをはがすのも苦労していて。先日、配達の人に﹁ちょっと爪を切っちゃったばかりなもので、ラベルをはがしてもらえませんか？﹂と言われたのですが、その人より爪がなかったほどです。ラベルはがし器みたいなものがあれば、常備するんですが。 » コ

blueribbon 2016/03/20

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仕事を早く終わらせるには「効率」ではなく「最短」にこだわる | シゴタノ！

「ボトルネック」という言葉をご存知ですか？ここで言うボトルネックとは、「物事を進める際に、全体の進行速度を決めている部分」ということです。例えば、作れば作っただけ売れてしまうパン屋さんがあるとして、「生地をつくる」「パンを焼く」「販売する」という工程を考えます。どんどん売りたいのに、生地をつくるのが遅くて量産できないなら「生地をつくる」がボトルネックですし、パンを焼く時間がかかるので量産できないなら「パンを焼く」がボトルネック、販売の速度が追いつかないのなら「販売する」がボトルネックといった感じです。その効率化は全体の効率化につながっているか？もし「販売する」がボトルネックであった場合、生地をつくるのにかかる時間を短縮させたり、一度にたくさんパンをやけるオーブンを導入したりすることは、個別の効率化にはつながっていても全体の効率化に寄与していません。例えば最新のレジスターが1台し

blueribbon 2016/02/29

「大事なことは「ボトルネック」となっている部分を見極め、仮にボトルネックの解消手段が一見非効率的であっても、直ちにそれを実行することです。」

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睡眠最優先の生活で仕事も趣味もうまくいく理由 | シゴタノ！

時間管理で最も優先すべき時間は﹁睡眠時間﹂である3つの理由という記事も書いたことがある通り、以前から私は睡眠時間の確保を生活の優先事項にすることをおすすめしています。その理由は、仕事に打ち込むにしても、趣味を楽しむにしても、睡眠時間を十分にとる方が思い切り活動でき、時間を有効利用できるためです。多くの人は、仕事や趣味をがんばろうとする際、睡眠時間を犠牲にしがちです。しかし、仕事よりも趣味よりもまず睡眠を優先することで、かえって全てがうまくいきます。今回はその理由についてお話しします。睡眠不足は負のスパイラルをまねくきちんと寝るから未来の睡眠時間を確保できる睡眠不足は負のスパイラルをまねく睡眠不足の状態では、慢性的な眠気で日中集中することができず、活動のパフォーマンスが下がります。すると、仕事の処理能力が下がるので業務時間が増えてしまい、またミスも増えるため、それによって余計な

blueribbon 2016/01/31

﹁多くの人は、仕事や趣味をがんばろうとする際、睡眠時間を犠牲にしがちです。しかし、仕事よりも趣味よりもまず睡眠を優先することで、かえって全てがうまくいきます。﹂ ●仕事 ●仕事術 ●睡眠 ●健康 ●生活 ●lifehack

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数日分の作業を15分以下のタスクに分解してみてわかった5つのこと | シゴタノ！

By: Britta Frahm – CC BY 2.0 ﹁じゃあ、月曜の13時までによろしく。﹂このとき、金曜の19時。作成を依頼された資料は30ページ超えのプレゼン用スライドでした。果たして本当に月曜の13時までに作成可能なのか、いや必ず間に合わせなければならない。手当たり次第に取り掛かっていては資料が最後まで出来上がらないと予想し、私がまずとりかかったことは作成完了までの全てのタスクを書き出すことでした。数日がかりの作業を15分以下のタスクにまで一気に分解したのはこのときが初めてでしたが、やはり良い効果を実感できたので、そのときの体験を紹介します。 1.一日にやるべき量が正確にわかって安心1時間ほどかけて資料作成に必要なタスクを書き出し、それぞれが15分以下になるように分解していった結果、20時間で資料を作成できる見通しが得られました。金曜‥3時間土曜‥7時間日曜‥7

blueribbon 2015/01/25

1.一日にやるべき量が正確にわかって安心 2.小さいゴールの連続で気持ちがいい 3.迷わず連続処理できる 4.強力な脱線防止になる

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緊急ではないが重要な仕事を確実に前に進める方法 | シゴタノ！

photo credit: Kalexanderson via photopin cc 緊急な仕事は放っておいてもやるでしょう。というより放っておけないからやるわけです。そうなると、緊急ではないが重要な仕事が停滞することになります。こういった仕事を進める方法は2つしかありません。1．まとまった時間をとって一気に進める2．毎日一定時間をとって少しずつ進める1の方法が人気がありますが、現実的には2です。﹁デイリーメンテ﹂に組み込む具体的には、以下の記事で紹介した﹁デイリーメンテ﹂の中に組み込んでおきます。 » 早起きを定着させるために﹁プレクロ﹂の開始時刻を厳守する僕自身は、﹁デイリーメンテ﹂という、その日のふり返りやこまごまとした整理作業のルーチンセットを持っているので、この開始時刻を守っている限りは──何か緊急事態が起きない限りは──寝るのが遅くなることはありません。具体的に

blueribbon 2014/10/22

「毎日一定時間をとって少しずつ進める」

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１％の優れたアイデアを行動に活かすために | シゴタノ！

﹁つまらないことでも書いておく﹂というルールを守っていると、自然と湧いてくる感情があります。﹁自分は、いつもすごいことを思いつくわけではないが、たまには頭が切れる。まんざら捨てたものではない﹂という感覚です。毎日、少しずつ書いたことを読み返してみると、ひと月に数個は、﹁そこそこイケるもの﹂があり、過去一年くらいで見れば、﹁われながらすごいと感じるもの﹂がいくつかあります。1％の優れたアイデアに基づいて行動するために上記引用部はとても大事なことです。思いつきで行動するよりは、厳選された発想に基づいて行動する必要があるということなのです。思いつきで行動してばかりいると、どうしても成果が上がりにくくなります。シリーズ累計50万部を超える本を書く人ですら﹁そこそこいける着想﹂は月に数個、﹁我ながらすごいと感じるもの﹂は年にいくつかにすぎないのです。思いつくままに行動していたら、99.9

blueribbon 2014/03/24

﹁着想を溜めておけば、時間が稼げます。2年分の着想があれば、その中の﹁優れた数個﹂を取り出して、実行に移すことができるでしょう。﹂ ●アイデア ●lifehack ●ノート術

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この仕事術はなぜ効くのか？を教えてくれる本「できる人は感情の整理がうまい！」 | シゴタノ！

2014年3月10日に発売された佐々木さん︵@nokiba︶の新刊です。この本の中には、次のような項があります。﹁面倒くさい、すぐできない﹂の正体行動に必要なのは﹁意欲﹂よりも﹁見通し﹂この2つの項を読むことで、私の﹁なかなか取り掛かれない仕事に手をつける能力﹂が以前よりも上がりました！今回はその理由を説明します。私とあなたが面倒くさがりなのは脳のせいこれらの項で説明されていることは、次の2つにまとめることができます。 (1)脳は﹁気力﹂を使うことを慢性的に制限しているので、なかなか行動できないのは自然なこと。 (2)脳に﹁気力﹂を使わせてもらうには、行動の﹁見通し﹂が必要である。この(1)の部分が、私にとってとても興味深いポイントでした。これは言い換えると、﹁面倒くさがりは性格ではなく、人間の本能﹂といったところでしょうか。さらに(2)です。﹁行動を起こしやすくするには

blueribbon 2014/03/20

・「面倒くさがりは性格ではなく、人間の本能」・「行動を起こしやすくするには、見通しをつけることが大切」

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「発明ノート」から抽出する５つのノート術 | シゴタノ！

なんだかんだで手書きノートが手放せません。記録を残すこと、手を動かすこと、時間をかけて対象と向き合うこと。いろいろな意味があるのだと思います。さて、以下の記事でフィギュアスケートの羽生選手の＜ノート術＞が紹介されていました。 » 羽生、王子から王者へ　苦手のジャンプ、「科学」で克服（朝日新聞デジタル）羽生結弦はそれを「発明ノート」と呼ぶ。「発明ノート」良い響きです。なんとなく梅棹忠夫さんの「発見の手帳」を彷彿とさせますね。その中身はいったいどのようなものなのでしょうか。すこし記事を読み解いていきましょう。「発明ノート」の考察ノートについて書かれている箇所は３つあります。１つ目。毎日のように、練習で気になったことや思いついたことを殴り書きする。スピード、タイミング、感覚……。自分が試してみて良かったことと悪かったこと、疑問点などが記されている。「！」と「？」の二つの心の動

blueribbon 2014/03/02

・「見せられるほど奇麗な字では書いてないです」（羽生結弦）・「思いついたアイデアをメモするのは、短期記憶の時間的な限界を乗り越えるためです」

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Workflowy｜クラウド・アウトライナー「WorkFlowy」で骨子を育んでから、整える。 | シゴタノ！

﹁WorkFlowy﹂は、Webを介して使えるアウトライナーで、今のところ、Webブラウザ・iOS・Androidで利用できます。ベーシックなアウトライナーの機能はほぼ押さえられており、さらに﹁タグ﹂といった独自のアプローチもあります。無料版では、一ヶ月に500トピックスしか追加できませんが、それだけあれば問題はありません。 ※ちなみに以下のリンクから登録すると、私と登録者さんの上限が250追加されるらしいので、よろしければどうぞ。 https://workflowy.com/?ref=371205.tw 私はMacで別のアウトライナーを使っているのですが、この﹁WorkFlowy﹂も手放せないツールです。iPhoneとMacでシームレスな連携ができるのが、その理由です。手持ちぶさたな時間の使い方たとえば、車の中でちょっとした待ち時間を過ごしているとします。妻が買い物に行って、車内

blueribbon 2014/02/13

「WorkFlowy」：音声入力で一人ブレストできるWebサービス（Webブラウザ・iOS・Androidで利用可能）

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考えがまとまらない時の書き出しに使うツール２種 | シゴタノ！

とにかく手を動かして書きなぐるためのMDノートミドリカンパニーのMDノートがどういうものかについては、以前、詳しくご紹介していますので、そちらをお読みください。 » シゴタノ！書き心地がなめらかで気持ちいいミドリカンパニー「MDノート」 MDノートには、さまざまな種類のサイズや罫線のタイプがそろっていますが、書き出しに使う時には、大きくて無地の方が使いやすいため、A4変型版の無地を選択しました。バッと開いて、とにかく書きなぐります。色は、基本的には１色で書き始めて、気になるキーワードがあれば、他の色で囲んだり、線を引いたりしていきます。私は、マインドマップも習いに行ったことがあり、ときどき書くこともありますが、こういう時には使いません。マインドマップを書く時に使う文字と文字を結ぶ枝が、なぜか邪魔に感じられるからかもしれません。とにかく、単語でも短い文章でも、思い付くことを書き出すこ

blueribbon 2014/01/26

1．MDノート（紙のノート） 2．Scapple（MacおよびWindows用ソフトウェア）

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戦う場所を間違えると戦わずして負けることになる | シゴタノ！

努力は大切ですが、﹁血のにじむような努力までしなくても結果が出せる場所﹂を選ばないと、血みどろになったうえに惨敗する、という残念な結果になります。最近このことについて改めて﹁そうだな﹂と思ったのですが、それは以下の一文を目にしたからです。モットーは﹁大した努力をしなくても勝てる場所で、努力をしなさい﹂。予備校講師の仕事を選んだのも、数々の失敗の中で﹁人にものを教えることだけはうまくいった﹂からだそうだ。ここだけを読むと、﹁ラクしてトクする﹂みたいな﹁ズルさ﹂を感じさせるかもしれませんが、勝てない場所で戦うのは意味がありませんし、それ以前に続きません。ここで思い出されるのがこのエピソード。﹁偏差値40以下の中学生だけを教える家庭教師﹂そこで彼女は戦略を変更する。﹁偏差値40以下の中学生だけを教える家庭教師﹂を始めたのだ。彼女が家庭教師を始めた地区は、教育熱心な地域であったため、

blueribbon 2013/03/07

「大した努力をしなくても勝てる場所で、努力をしなさい」（東進ハイスクールのカリスマ現代文講師・林修）

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机の使えるスペースを増やしてくれるリヒトラブ机上台・机下台 | シゴタノ！

使っている机が狭いと思っても、面積を広げるには、新しい机を買うしかなく、一気にハードルが高くなります。しかし、机上台と机下台を利用すれば、机に上下の空間を作り出すことができ、今使わないものをサッと片付けて作業スペースを広く取ることができるようになります。リヒトラブの机上台と机下台は、値段も手頃で組み立ても簡単、結構丈夫な上、色も求めていたホワイト1色のものがあったので、立て続けに3つ購入しました。机の上にも下にも机上台の方は、﹁机上﹂という名前ではありますが、机上以外でも重宝しています。1台目には、上にモニターを置き、下にキーボードなどの小物類を置いています。そして、2台目は、なんと足置き台にしています。私が使っている椅子と机の高さが微妙に合わず、椅子を一番低くすると机が高くなり、椅子を机の高さに合わせると、ちょっとだけ足が浮くという状態なのです。そこで、段ボール箱などを置

blueribbon 2013/02/12

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「自分の強み」や「やりがい」を見つけるための２つのヒント | シゴタノ！

photo credit: alles-schlumpf via photopin cc 講演や研修などで全国でお話する機会が増え、様々な悩みを直接伺う機会にも恵まれるようになりました。悩みは人により様々ですが、﹁やりがいが見つからない﹂﹁自分の強みがわからない﹂という悩みが最近多いように思います。なんとなく好きなことなら分かるけど、本当のところ、自分は一体何がしたいのかがわからない。自分ならではのやりがいを見つけられて、いきいきしている人がうらやましい。このような悩みを聞くことが増えました。私も以前、やりたいことが明確になっていて、日々挑戦する周囲に憧れつつも、できない自分と比べて落ち込む日々を過ごしていました。あんなふうになれたらいいのに、でも自分には何にも取り柄がないし、出来ない、と迷う時期を長く過ごしていました。では、そのモヤモヤをどうやってスッキリに変えていき、目の前

blueribbon 2013/01/31

「「コンプレックスだと感じていること」「そのコンプレックスによって得た良かったこと」を書き出す」（頭の中で考えを巡らせるだけでは、同じことを何回も考えてぐるぐる回ってしまい、前に進めない。）

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SP05：「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換する | シゴタノ！

1月25日に発売となりました﹃スマホ時代のタスク管理﹁超﹂入門﹄。発売を記念して、本書の内容の一部を抜粋にてをお届けします。今回は、第2章より﹁﹁いつかやりたいこと﹂を﹁今からやること﹂に変換する﹂です。タスク管理することの最も重要な目的の1つは遠大な目標を達成することです。時に﹁夢を叶える﹂といわれることもあります。﹁最終目標﹂を達成するためにやらなければいけないことを、大項目、中項目、小項目と分解し、その一つ一つの﹁タスク﹂をつぶしていくという﹁夢の叶え方﹂は1つの定番となりつつあります。この方法に関しては四の五の言わずにまずやってみることです。やるだけならお金は掛かりません。時間もそれほどには掛かりません。リスクがほとんどないわけです。1つ具体例を挙げるなら﹁将来はハワイに住みたい﹂という夢があるとします。ではそのためにやらなければならないことは何でしょう？﹁お金を稼ぐ

blueribbon 2013/01/31

「「その夢を叶えるために最も重要なポイントを１つ挙げるとしたら何？」という質問への答えがあるはずです。」

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紙をはさんで簡単撮影きれいに保存「SHOT DOCS ハードホルダー」 | シゴタノ！

解体したくない薄い冊子の撮影に重宝 SHOT DOCS ハードホルダーを購入したときには、１枚ずつバラバラになっている紙のみを、ホルダーにはさんで撮影することを考えていました。ところが、薄い冊子（A4サイズの紙を二つ折りにし、中央をステープラーで留めてある12ページの冊子）をもらったときに、冊子をバラさずに、すべてのページをきれいに撮影して保存したいと思い、SHOT DOCS ハードホルダーを使ってみたところ、思いのほかきれいに撮影でき、一人で喜びの声をあげていました。このような冊子は、普通に開いて机に広げると、中央から外側に向かって若干反り返ってしまいます。しかし、SHOT DOCS ハードホルダーにはさむと、反りもなく、ピシッと開いていてくれます。 A4用紙３枚分の厚みなので、ホルダーが膨らむこともありません。専用アプリで撮影すれば、自動的に紙のサイズを検出して、シャッターまで

blueribbon 2013/01/25

「「スキャナーは必要ない」「わざわざスキャナーを使うのは面倒くさい」でも、スマートフォンで書類を持ち歩きたいという人に、SHOT DOCS ハードホルダーはぴったりの道具だと思います。」

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一日を要領よくふり返るための６つの質問テンプレート（レビュー用） | シゴタノ！

誰かに説明する必要がない場合でも、未来の自分という他人に説明するつもりで記録に残しておくと、今の自分にもご利益があります。﹁あぁ、これはそういうことだったのか﹂と、実はあいまいにしか理解できていなかったことや、何となく勢いでうまくいってしまったことについての原理や道理が整理できるのです。日々の記録をつける際も、﹁今回はうまくいった﹂とか﹁いつもより早く終わった﹂といった漠然とした実感だけで終わらせずに、どのようにうまくいったのか、いつもとどこがどのように違ったのか、を具体的に記録しておくことで、未来の自分に役立てることができます。望ましい結果にせよ望ましくない結果にせよ、結果が変わったということは、何か行動を変えたはずですから、何をどう変えたのかの記録が残っていれば、望ましい結果を再現したり、望ましくない結果を抑制したり、といったコントロールができるようになります。ちょうどプログラ

blueribbon 2012/11/06

1．達成感を感じたことは？2．そのために何をした？3．課題だと感じたことは？4．原因は？5．次はどうすべき？6．まず何をする？ ●テンプレート ●仕事術 ●lifehack ●可視化

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「終わりのない作業」ほど「小分けにする」 | シゴタノ！

By: José Juan Figueroa – CC BY 2.0 時間のない人のためにまず結論から。分けて、何度も同じことを繰り返すことです。﹃スピードハックス﹄︵日本実業出版︶をはじめ、これまで何度も同じような話をしてきました。﹁5分だけ取りかかる﹂﹁小分けにする﹂。結論部だけはあちこちで紹介していただくこともありますが、それがなぜ﹁スピードハック﹂なのかはあまり語られません。とくに経費精算などの﹁終わりのない作業﹂ほど﹁小分けにする﹂というより﹁小さいうちに毎日取り組む﹂べきものです。そしてこれこそ究極のスピードハックなのです。なぜなら仕事の大半は実のところ﹁経費精算﹂のようなもので﹁まとめてやろう﹂とするほど、事態を悪化させ、スピードを損ね、モチベーションを余計に必要とするうえに、スキルがアップしないからです。一見ムダなように思える﹁何度もやる﹂やり方は、一見賢いや

blueribbon 2012/10/21

「「終わりのない作業」ほど「小分けにする」というより「小さいうちに毎日取り組む」べきものです。そしてこれこそ究極のスピードハックなのです。」

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「どうやって」よりも「どうして」に目を向ける | シゴタノ！

何か問題にぶつかると、それを解決するべく「どうやって」に目が向きがちです。何かうまい方法があるはずだ、ということで「How」を探し始めるのです。幸いにして「うまい方法」が見つかれば、めでたく問題は解決。前に進むことができます。が、見つからなければ立ち往生してしまいます。そもそも「うまい方法」が見つかるということは、誰かがすでに同じ問題に直面し、試行錯誤の末にこれを解決し、その方法が探索可能な形式で保存されているという条件がすべて揃っていることでしょう。さもなければ、自分で考えるしかありません。逆に言えば、すでに「うまい方法」が発見されている場合には、あれこれ自分で考えるよりもまずその「うまい方法」を試してみる方が試行錯誤をショートカットできる、という意味では効率的です。でも、これ自体は「うまい方法」ではありません。どこかのタイミングで自分で考えることを通して「自分にと

blueribbon 2012/10/20

「どうして自分はそれがしたいのか、という根源的な問いが前進の原動力になります。」

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一眼もってないけどカメラバッグ買ったら便利だった | シゴタノ！

やはり両手が使えるバックパックは便利。トートバッグやら肩掛けバッグなど、無数のバッグ遍歴の中にもバックパック時代が何度かありました。でも、そのたびにある問題にぶつかり、解決できずに次のバッグにシフトしていたのでした。その問題とはガサゴソ問題バックパックはモノがたっぷり入るのですが、上から入れると底まで落ちてしまって「そこまで落ちると取りにくくなるので、もう少し上の方にとどまっておいていただきたい」という要望もむなしく、仕方なく奥まで手を突っ込んでガサゴソする羽目になります。そもそもカバンに入れるモノというのは、使用頻度がまちまちなのであり、使用頻度の高いモノと低いモノとがワンルーム内で混在しているからこそガサゴソが必要になってしまうのです。使用頻度ごとに別の部屋に居ておいてもらえば、ガサもゴソも減るに違いない。そんな仮説もあり、一眼は持っていませんがこの要件を満たしているカメ

blueribbon 2012/08/16

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